Procesautomatisering
Procesautomatisering met data uit diverse bronnen. Extrala helpt u verder.
Rapportages en werkprocessen zonder handwerk
Hoeveel tijd scheelt het als uw week- of maandrapportages geautomatiseerd worden? Of als u automatisch inzicht krijgt in de productiviteitscijfers? Veel handmatige werkprocessen kunnen eenvoudig door ons geautomatiseerd worden.
Automatisering gebeurt met de parameters die voor uw organisatie gelden. Dat de input uit verschillende bronnen komt, vormt geen belemmering.
Herkent u dit terugkerende werk?
Het begint vaak klein: één bestand, één lijst. Na een paar jaar kan dat samen dagen per jaar kosten.
- Elke maandag komt er een bestand binnen dat u moet omzetten
- Een lijst vraagt elke maand om dezelfde controle
- De regels liggen vast, maar het zijn er veel
- Een fout in het handwerk heeft gevolgen verderop in de keten
- Gegevens zijn pas beschikbaar als iemand er tijd voor heeft
Zo pakken wij het aan
U legt uw werkproces voor
U vertelt welke stappen u nu handmatig doet en uit welke bronnen de gegevens komen. Wij kijken mee naar het proces erachter.
Een duidelijk ontwerp
Wij maken een ontwerp aan de hand van uw wensen en eisen. U weet dus vooraf waar u akkoord op geeft.
Bouwen en opleveren
Wij bouwen het proces. Het kan eerst een tijdje naast het handwerk meedraaien; klopt de uitkomst, dan kan het handwerk stoppen.
Waar u op kunt rekenen
Van de eerste vraag tot de oplevering heeft u één aanspreekpunt. Zo weet u vooraf wat u krijgt en blijft het hele traject duidelijk.
- Allereerst: een duidelijk ontwerp vooraf, dus geen gedoe achteraf
- Daarnaast: binnen één werkdag antwoord op uw vraag
- Bovendien: 99% van ons werk gebeurt met FME
- Daarbij: ruim 400 bestandsformaten die wij lezen en schrijven
Uw workspace altijd beschikbaar
Net als uw werk is procesoptimalisatie nooit klaar. Daarom wordt tussentijdse input van nieuwe data automatisch verwerkt. Uw workspace draait in de cloud en verwerkt gegevens op ieder gewenst tijdstip.
- Verwerking op vaste momenten of zodra er nieuwe data binnenkomt
- Rapportages die klaarstaan voordat u ernaar vraagt
- Dezelfde uitkomst, elke keer opnieuw
Een etmaal in uw workspace
- 02:00nachtelijke import
- 06:00BGT-actualisatie
- 09:00dagrapportage
- 13:00koppeling ERP
- 18:00export naar portaal
- 23:00back-up en controle
Schematische weergave van terugkerende verwerkingen.
Zo werkt een geautomatiseerd proces
Een geautomatiseerd proces bestaat uit drie delen: een aanleiding, de verwerking en een terugmelding. De aanleiding is een vast tijdstip, bijvoorbeeld elke nacht, of een gebeurtenis, zoals een nieuw bestand in een map of een wijziging in een database. Daarna volgen dezelfde stappen als bij handwerk: importeren, bewerken en exporteren.
In de verwerking zijn controles ingebouwd, zodat het proces afwijkende gegevens tegenhoudt. Na afloop laat het weten hoe het ging: met een samenvatting per e‑mail, een logbestand of alleen een bericht als er iets aandacht nodig heeft. Zo houdt u zicht op het proces, zonder dat u er zelf naar hoeft om te kijken.
- Uren handwerk per week worden minuten rekentijd
- De kennis ligt vast in het proces, niet bij één collega
- U ziet meteen waar een fout vandaan komt
Begrippen kort uitgelegd
Bij procesautomatisering komt u een aantal vaktermen tegen. Dit is wat ze betekenen.
- FME
- Feature Manipulation Engine, software van het Canadese Safe Software. Daarmee zijn gegevens om te zetten, te combineren en automatisch te verwerken, zonder programmeerwerk.
- Workspace
- Het schema waarin een proces is opgebouwd. De gegevens stromen daarin van links naar rechts, van bron naar bestemming.
- FME Form
- Het onderdeel van FME waarin een workspace wordt gebouwd en getest. Het heette voorheen FME Desktop.
- FME Flow
- Het onderdeel van FME dat een workspace op een server uitvoert: op vaste tijden, bij een nieuw bestand of op verzoek van een ander systeem. Het heette voorheen FME Server.
- Logbestand
- Een bestand waarin het proces bijhoudt hoe een verwerking is verlopen. Zo is achteraf na te lezen hoe het ging.
Meer lezen over procesautomatisering
De andere diensten van Extrala
Lees meer over onze diensten
Vragen over procesautomatisering
Welke werkprocessen lenen zich voor automatisering?
Vooral werk dat regelmatig terugkomt en waarvan de stappen steeds hetzelfde zijn. Denk bijvoorbeeld aan week- of maandrapportages of aan het verzamelen van productiviteitscijfers. Twijfelt u of uw proces geschikt is? Leg het ons voor, dan kijken wij met u mee.
Mijn gegevens komen uit verschillende bronnen.
Is dat een probleem? Nee, dat hoeft geen probleem te zijn. Extrala verwerkt gegevens uit uiteenlopende bestanden en databases, ongeacht het bestandsformaat. Daarom kunt u ons vertellen met welke bestanden en systemen u werkt, zodat wij daar vanaf het begin rekening mee kunnen houden.
Wat gebeurt er als mijn proces later verandert?
Ook dan kan de workspace worden aangepast. Procesoptimalisatie is immers nooit helemaal klaar. Omdat een workspace visueel is opgebouwd, blijft bovendien zichtbaar wat er met de gegevens gebeurt. Verandert er iets aan een bron of stap, neem dan contact met ons op. Vervolgens kijken wij wat er nodig is, afhankelijk van de wijziging.
Wat kost procesautomatisering en hoe lang duurt het?
Dat hangt onder andere af van uw werkproces, het aantal bronnen, de verschillende stappen en de gewenste uitkomst. Daarom maken wij eerst een ontwerp, zodat u vooraf weet wat u krijgt voordat wij gaan bouwen. Beschrijf vervolgens uw situatie via het contactformulier, per e‑mail of telefonisch.
Automatiseer het werk dat elke maand terugkomt
Vertel welke stappen u nu handmatig doet. Vaak is de eerste automatisering binnen enkele dagen zichtbaar.