Procesautomatisering 2 min lezen
Procesautomatisering neemt terugkerend werk van u over
Het begint vaak klein. Een bestand dat elke maandag binnenkomt en moet worden omgezet. Een lijst die elke maand een controle nodig heeft. Na een paar jaar kost het samen dagen per jaar, en weet maar één collega hoe het precies moet.
Door Extrala
Welk werk leent zich voor procesautomatisering?
Niet elk proces hoeft automatisch. De beste kandidaten herkent u aan een paar kenmerken:
- het werk komt regelmatig terug: dagelijks, wekelijks of maandelijks;
- de stappen zijn elke keer hetzelfde;
- de regels zijn vast te leggen, ook als het er veel zijn;
- fouten hebben gevolgen verderop in de keten.
Voldoet een taak aan die kenmerken, dan is de kans groot dat procesautomatisering zich snel terugbetaalt.
Hoe een geautomatiseerd proces werkt
Een geautomatiseerd proces bestaat uit drie delen: een aanleiding, de verwerking en een terugmelding.
De aanleiding
Het proces start op een vast tijdstip, bijvoorbeeld elke nacht. Het kan ook starten zodra er iets gebeurt: een nieuw bestand in een map, een e‑mail met een bijlage of een wijziging in een database.
De verwerking
Daarna volgen dezelfde stappen als bij handwerk, maar dan zonder dat iemand ernaar hoeft te kijken: importeren, bewerken en exporteren. De controles zitten erin gebouwd, zodat het proces afwijkende gegevens tegenhoudt.
De terugmelding
Tot slot laat het proces weten hoe het ging. Dat kan met een samenvatting per e‑mail, een logbestand of alleen een bericht als er iets aandacht nodig heeft. Zo houdt u zicht op het proces, zonder er zelf naar om te kijken.
Wat procesautomatisering oplevert
- Tijd: uren handwerk per week worden minuten rekentijd.
- Zekerheid: het proces doet elke keer precies hetzelfde.
- Continuïteit: de kennis zit niet meer in het hoofd van één collega, maar ligt vast in het proces.
- Snelheid: gegevens zijn beschikbaar zodra ze binnenkomen, niet pas als er tijd voor is.
Klein beginnen met procesautomatisering
Procesautomatisering hoeft geen groot project te zijn. Begin met één taak die veel tijd kost of vaak misgaat. Schrijf de stappen op, automatiseer ze en laat het proces een tijdje naast het handwerk meedraaien. Klopt de uitkomst, dan kan het handwerk stoppen. Daarna is de volgende taak aan de beurt.
Werkt u met FME, dan is FME Flow het onderdeel dat processen op tijd of bij een gebeurtenis laat starten. Meer daarover staat op de website van FME.
