Applicaties koppelen 2 min lezen
Applicaties koppelen, zodat u gegevens maar één keer invoert
In veel organisaties is een medewerker de koppeling. Gegevens uit het ene systeem gaan via een export naar Excel, worden daar bewerkt en daarna in het andere systeem ingelezen. Dat kost tijd, en vroeg of laat gaat het mis.
Door Extrala
Waarom applicaties koppelen?
Elk systeem doet waar het goed in is. Een CRM kent uw klanten, een GIS de ligging van uw objecten en een financieel pakket de facturen. Toch overlappen de gegevens: een adreswijziging in het ene systeem moet ook in het andere terechtkomen. Wie applicaties koppelt, laat dat automatisch gebeuren. Zo blijft de informatie overal gelijk.
- Minder werk: u voert gegevens maar één keer in.
- Minder fouten: geen tikfouten of vergeten wijzigingen meer.
- Actuele informatie: iedereen werkt met dezelfde, nieuwste gegevens.
Drie manieren om applicaties te koppelen
Via een API
Veel moderne pakketten hebben een API: een vaste ingang waarlangs andere software gegevens kan opvragen en versturen. Een koppeling via een API is snel en betrouwbaar, zeker als het pakket zelf meldt wanneer er iets verandert.
Via de database
Heeft een systeem geen API, dan kan een koppeling soms rechtstreeks met de database praten. Dat vraagt wel zorgvuldigheid, want de structuur van een database is niet altijd bedoeld voor gebruik van buitenaf.
Via bestanden
De eenvoudigste vorm: het ene systeem zet een export klaar, de koppeling pakt die op, zet hem om en levert hem af bij het andere systeem. Minder elegant, maar bij oudere software vaak de snelste weg.
Meer dan een verbinding
De verbinding zelf is meestal het makkelijkste deel. De echte vragen zitten in de gegevens. Welk systeem is leidend als twee systemen iets anders zeggen? Hoe vertaalt u codes die niet één op één overeenkomen? En wat gebeurt er als een record niet te verwerken is?
Daarom hoort bij elke koppeling een transformatie die de gegevens vertaalt. Daarnaast is er een controle nodig die afwijkingen meldt, in plaats van ze stilletjes door te laten. Zo weet u zeker dat de koppeling doet wat hij moet doen, ook als een van de systemen verandert.
Applicaties koppelen begint met een overzicht
Zet eerst op een rij welke systemen er zijn en welke gegevens ze delen. Vaak blijkt dan dat een paar koppelingen het meeste handwerk wegnemen. Begin daarmee, en breid daarna stap voor stap uit. Een heldere (Engelstalige) uitleg van wat een API is, vindt u bij MDN Web Docs.
